Văn phòng mở (Open Space) đang là xu hướng hàng đầu, được nhiều startup và doanh nghiệp công nghệ tại TP.HCM lựa chọn để tối ưu chi phí và khuyến khích sáng tạo. Không gian làm việc kiểu mới này giúp gia tăng đáng kể sự tương tác, tạo môi trường gắn kết và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế văn phòng tại Việt Nam, Inter Office sẽ mang đến cho bạn góc nhìn toàn diện về ưu, nhược điểm, các mẫu thiết kế tiêu biểu và những lưu ý cần nắm khi triển khai văn phòng mở.
Văn Phòng Mở (Open Space) Là Gì?
Văn phòng mở (open space) là một kiểu thiết kế văn phòng làm việc hiện đại không sử dụng tường ngăn cố định. Các khu vực làm việc được thiết kế liền mạch, tạo ra môi trường giao tiếp – cộng tác – sáng tạo. Đây là một xu hướng phổ biến, đặc biệt trong các công ty thuộc lĩnh vực công nghệ, truyền thông và các công ty startup.
Ý tưởng đầu tiên về văn phòng mở xuất hiện vào năm 1939, khi kiến trúc sư Frank Lloyd Wright cho rằng cần hạn chế sự phân chia không gian làm việc. Ông nhận thấy không gian truyền thống gò bó, giống như chủ nghĩa phát xít cực đoan, và thiết kế văn phòng cần hướng tới sự rộng mở, linh hoạt để giải phóng con người.
Không gian sẽ được thay thế các module di động, vách ngăn thấp, vách ngăn kính hoặc vách ngăn di động, giúp mọi người có thể nhìn thấy nhau khi làm việc. Văn phòng mở mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên, như giúp không gian rộng rãi, thoáng đãng hơn, tăng tính tương tác, tiết kiệm chi phí thiết kế và xây dựng, tối ưu ánh sáng,…
Thiết kế văn phòng không gian mở là một trong những xu hướng thiết kế văn phòng hàng đầu trong những năm gần đây, thể hiện sự hiện đại và chuyên nghiệp trong từng phong cách nội thất văn phòng. Nhiều công ty tại Việt Nam đã áp dụng kiểu thiết kế này. Trong không gian làm việc mở, các phòng kín riêng biệt sẽ không còn, thay vào đó là không gian mở hoàn toàn. Tùy theo thiết kế, doanh nghiệp có thể sáng tạo sử dụng các tấm panel nhựa, vách ngăn kính trong suốt, hoặc trang trí bằng cây xanh và tranh ảnh để tạo ra sự thống nhất và hài hòa trong tổng thể kiến trúc không gian, màu sắc và ánh sáng.
Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu của chủ đầu tư, có thể triển khai thiết kế không gian mở riêng biệt như:
- Thiết kế phòng làm việc chung theo hướng mở
- Thiết kế phòng làm việc giám đốc mở
- Thiết kế phòng họp theo hướng mở
- Không gian thư giãn mở
Mô hình văn phòng mở phù hợp với các văn phòng có diện tích vừa và nhỏ, các công ty nhỏ muốn tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng. Mô hình này thường được lựa chọn bởi các công ty sáng tạo, công ty startup, công ty công nghệ, hoặc agency…
Xem thêm: Thiết Kế Văn Phòng Phong Cách Xanh (Eco)
Ưu Nhược Điểm Của Thiết Kế Văn Phòng Mở
Ưu điểm:
Văn phòng không gian mở đem lại những ưu điểm nổi bật so với kiểu văn phòng đóng kín, vốn đề cao sự riêng tư, cụ thể:
- Tiết kiệm chi phí thiết kế và xây dựng nhờ loại bỏ, hoặc giảm bớt các vách ngăn, tường, cửa…
- Tiết kiệm chi phí mua sắm nội thất và trang thiết bị văn phòng như điều hòa, đèn điện, máy in, đồ trang trí và văn phòng phẩm.
- Dễ dàng nâng cấp và mở rộng khi cần thiết.
- Không gian thông thoáng, tối ưu ánh sáng và không khí tự nhiên.
- Tăng cường sự tương tác giữa các nhân viên.
- Nhân viên dễ dàng giao lưu và trao đổi thông tin.
- Xử lý công việc một cách linh hoạt.
- Rút ngắn thời gian di chuyển giữa các nhân viên, bộ phận hoặc phòng ban.
Xem thêm: Công Ty Thiết Kế Thi Công Văn Phòng Mở Uy Tín TP.HCM
Nhược điểm:
Văn phòng mở có thể khiến nhân viên dễ mất tập trung, cảm thấy không thoải mái và bị hạn chế về sự riêng tư.
Văn Phòng Mở Phù Hợp Với Ai?
Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng văn phòng mở một cách nguyên bản. Mô hình này phát huy hiệu quả nhất khi được triển khai đúng đối tượng và đúng nhu cầu công việc.
Doanh nghiệp phù hợp với văn phòng mở
- Startup, công ty công nghệ: Đây là nhóm doanh nghiệp cần tốc độ, sự linh hoạt và tinh thần sáng tạo cao. Open Space giúp nhân viên dễ dàng trao đổi, thử nghiệm ý tưởng mới, rút ngắn thời gian ra quyết định.
- Agency, marketing, truyền thông: Đặc thù ngành nghề đòi hỏi brainstorming liên tục, teamwork và chia sẻ ý tưởng. Môi trường mở tạo cảm hứng, khuyến khích giao tiếp tự nhiên.
- Doanh nghiệp trẻ, đội ngũ nhân sự năng động: Những công ty có cơ cấu phẳng, ít cấp bậc quản lý sẽ dễ dàng hòa nhập vào mô hình này hơn so với tổ chức nhiều tầng nấc.
Thực tế tại Việt Nam: Một số agency quảng cáo tại TP.HCM cho biết sau khi áp dụng văn phòng mở, tốc độ triển khai chiến dịch tăng 15 đến 20%, nhờ các team có thể trao đổi trực tiếp thay vì họp hành nhiều lần.
Những trường hợp không phù hợp hoặc cần điều chỉnh
- Bộ phận cần tính bảo mật cao: Như pháp chế, tài chính, nhân sự tuyển dụng. Các công việc này liên quan đến dữ liệu nhạy cảm, nên không thể ngồi chung không gian mở hoàn toàn.
- Công việc đòi hỏi tập trung cao độ: Ví dụ nghiên cứu chuyên sâu, phân tích dữ liệu lớn, hoặc giao dịch chứng khoán (trading). Không gian mở có thể làm nhân viên dễ xao nhãng vì tiếng ồn, sự di chuyển.
- Doanh nghiệp có văn hóa truyền thống: Các công ty có cấu trúc phân cấp chặt chẽ có thể gặp khó khăn khi chuyển sang mô hình mở, vì nó đi ngược với thói quen làm việc kín đáo, bảo mật.
Tip áp dụng thực tế cho doanh nghiệp “lai”
Không ít doanh nghiệp vừa cần không gian sáng tạo (cho marketing, sản phẩm), vừa cần không gian tập trung và bảo mật (cho tài chính, pháp lý). Khi đó, giải pháp lai (hybrid) là lựa chọn tối ưu:
- Sử dụng vách kính modul: Giữ sự thoáng đãng, ánh sáng xuyên suốt, nhưng vẫn tạo ranh giới riêng cho các phòng ban.
- Bố trí phòng cách âm nhỏ (phone booth, meeting pod): Dùng cho các cuộc gọi quan trọng, phỏng vấn ứng viên, hoặc thảo luận bí mật.
- Thiết kế khu vực “yên tĩnh”: Một góc làm việc tập trung, hạn chế đi lại, tách biệt khỏi khu vực teamwork.
Tận dụng nội thất di động: Bàn ghế có thể linh hoạt di chuyển để phù hợp với nhiều mục đích khác nhau, brainstorm nhanh hoặc làm việc cá nhân.
15+ Mẫu Thiết Kế Văn Phòng Không Gian Mở Hiện Đại Bắt Kịp Xu Hướng
Văn phòng mở hiện đại đang là xu hướng dẫn đầu trong lĩnh vực thiết kế văn phòng, nhờ những lợi thế vượt trội mà nó mang lại. Dưới đây là hơn 15 mẫu thiết kế văn phòng mở sáng tạo, phù hợp với xu hướng mới nhất hiện nay:
4 Lưu Ý Khi Thiết Kế Văn Phòng Không Gian Mở
Đảm bảo tính công năng sử dụng, phù hợp với công việc
Mỗi công ty, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có chức năng, tính chất công việc và cách thức làm việc khác nhau. Vì vậy, trước khi triển khai thiết kế, Inter Office luôn nghiên cứu cẩn thận về sản phẩm, dịch vụ cũng như văn hóa công ty của khách hàng. Dựa trên lĩnh vực hoạt động và đặc trưng của công ty, chúng tôi sẽ đưa ra cách tổ chức không gian và khai thác không gian nội bộ phù hợp với tính chất công việc của từng phòng ban, bộ phận. Đồng thời, thiết kế nội thất văn phòng không gian mở cũng được lựa chọn sao cho khoa học và hợp lý nhất.
Các công ty hoạt động trong các lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo và tương tác giữa nhân viên như marketing, IT, Agency,… rất phù hợp với văn phòng không gian mở.
Đối với các công ty theo xu hướng đóng, cần tập trung và yên tĩnh, việc truyền thông nội bộ có thể khó khăn hơn, nhưng không phải không thể khắc phục. Chúng tôi sẽ sử dụng các vách ngăn kính trong suốt để tạo ra không gian đóng trong văn phòng mở.
Đảm bảo tính riêng tư của các phòng ban chuyên biệt
Văn phòng mở là kiểu thiết kế tạo ra không gian làm việc chung cho mọi người và không có phòng kín, nhưng vẫn cần những sự ngăn cách nhất định bằng các bức tường hoặc vách ngăn thấp để đảm bảo không gian riêng tư cá nhân. Tuy nhiên, Inter Office đặt ra nguyên tắc cần duy trì được sự liên thông về không gian và di chuyển trong văn phòng mở:
Sử dụng kính không màu để ngăn cách các phòng ban và bộ phận, nhưng vẫn cho phép mọi người dễ dàng nhìn thấy nhau và trao đổi công việc.
Đối với vị trí ngồi của các nhân viên trong cùng bộ phận, có thể sử dụng vách ngăn lửng bằng bảng formica hoặc giá đựng hồ sơ và tài liệu để tạo sự ngăn cách.
Sử dụng cửa sổ kích thước lớn để đón ánh sáng, giúp thu hút tầm mắt và tạo cảm giác không gian sâu và rộng hơn.
Ngoài ra, cần chú ý đến sự chuyên biệt trong từng không gian để nhân viên có thể làm việc tốt nhất và tập trung nhất, tránh bị ảnh hưởng tiếng ồn.
Xem thêm: 8+ Cách Bố Trí Văn Phòng Làm Việc Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp
Tận dụng yếu tố tự nhiên
Trong văn phòng, các yếu tố môi trường như không khí, ánh sáng và nhiệt độ có ảnh hưởng lớn đến sức khỏe của nhân viên cũng như hiệu quả làm việc. Vì vậy, đối với không gian mở, chúng tôi hết sức chú trọng đến các yếu tố này:
- Thiết kế văn phòng mở kết hợp đưa cây xanh vào văn phòng: Trước khi thiết kế, chúng tôi sẽ nghiên cứu kỹ về môi trường và lĩnh vực hoạt động của công ty để tư vấn và đưa ra giải pháp trang trí cây xanh mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
- Tận dụng tối đa ánh sáng và gió tự nhiên: Tận dụng hệ thống cửa sổ lớn để đưa ánh sáng tự nhiên vào văn phòng và tránh tạo ra quá nhiều sự khác biệt về nhiệt độ giữa bên trong và bên ngoài.
- Lựa chọn và thiết kế hệ thống chiếu sáng cẩn thận: Hệ thống đèn sử dụng trong văn phòng mở được thiết kế khoa học để mang đến điều kiện ánh sáng làm việc tốt nhất.
- Chọn lựa hệ thống làm mát và điều hòa: Tính toán diện tích văn phòng phù hợp với loại điều hòa có công suất phù hợp. Từ đó, giúp tiết kiệm điện năng, giảm chi phí và đảm bảo sức khỏe của nhân viên.
Luôn ưu tiên yếu tố bảo mật cho nhân sự trong không gian làm việc mở
Văn phòng mở thường không được đánh giá cao về sự riêng tư và tính bảo mật, tuy nhiên, đây vẫn là một yếu tố cần thiết. Vì vậy, Inter Office luôn cố gắng cân nhắc đến yếu tố này và đưa ra các giải pháp để khắc phục:
- Để bảo vệ đồ vật cá nhân, các ngăn kéo bàn làm việc đều được thiết kế có khóa.
- Tạo ra các tủ đựng hồ sơ an toàn để bảo mật thông tin.
- Hạn chế việc ngồi làm việc quay lưng ra khu vực chung hoặc các khu vực giao thông để giảm cảm giác bất an cho nhân sự, đồng thời giúp nhân viên cảm thấy tập trung hơn.
- Thiết kế một khu vực riêng có cách âm để mọi người có thể thực hiện những cuộc gọi riêng tư.
8 Giải Pháp Thiết Kế Văn Phòng Mở: Từ Ý Tưởng Đến Thực Thi
Thiết kế văn phòng mở thành công không chỉ là việc sắp xếp bàn ghế. Đó là sự kết hợp thông minh giữa không gian vật lý và các chính sách vận hành, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và sự thoải mái cho nhân viên.
Zoning rõ ràng
Việc phân chia không gian theo từng khu vực chức năng sẽ giảm thiểu sự xao nhãng và tăng hiệu quả làm việc.
- Focus Zone: Dành cho các công việc cần sự tập trung cao độ. Khu vực này nên được bố trí xa các lối đi chính, hạn chế tiếng ồn và sử dụng bàn làm việc riêng lẻ.
- Collaboration Zone: Nơi các nhóm làm việc cùng nhau, brainstorm ý tưởng. Bố trí bàn lớn, ghế di động và bảng trắng để dễ dàng tương tác.
- Meeting Zone: Các phòng họp với đủ kích thước, từ phòng họp lớn đến phòng họp nhóm nhỏ, trang bị đầy đủ công nghệ để phục vụ các cuộc họp chính thức.
- Chill Zone: Khu vực thư giãn, pantry, nơi nhân viên có thể nghỉ ngơi, uống cà phê và kết nối với đồng nghiệp.
Bố trí Cabin / Booth cách âm nhỏ
Để giải quyết vấn đề riêng tư và tiếng ồn, các cabin cách âm là giải pháp hiệu quả. Tỷ lệ tối thiểu 1 cabin/10–15 người là lý tưởng. Chúng có thể được dùng cho các cuộc gọi riêng tư, họp nhóm nhỏ hoặc khi một cá nhân cần không gian yên tĩnh để tập trung mà không làm phiền người khác.
Sử dụng Vách kính và Panel lửng
Thay vì những bức tường cứng nhắc, hãy dùng vách kính để tạo ranh giới giữa các khu vực.
- Vách kính: Vừa ngăn cách âm tương đối, vừa giữ được sự kết nối thị giác và nguồn ánh sáng tự nhiên, giúp không gian luôn thoáng đãng.
- Panel lửng: Các tấm panel lửng ở giữa các cụm bàn làm việc giúp tạo ra một chút riêng tư cho mỗi cá nhân mà vẫn bảo toàn sự liên thông của không gian chung.
Quản lý âm thanh
Đây là một trong những thách thức lớn nhất của văn phòng mở.
- Vật liệu hấp thụ âm: Sử dụng trần acoustic, thảm trải sàn dày, hoặc các tấm ốp tường làm từ vật liệu tiêu âm để giảm thiểu tiếng ồn dội lại.
- Âm thanh nền (Sound Masking): Cân nhắc lắp đặt hệ thống phát ra một loại âm thanh nền dịu nhẹ, giúp che lấp tiếng ồn xung quanh và giảm sự xao nhãng.
Giải pháp lưu trữ an toàn
Với môi trường mở, việc bảo mật tài liệu và đồ dùng cá nhân là rất quan trọng.
- Tủ locker cá nhân có khóa: Mỗi nhân viên nên có một tủ riêng để cất giữ tài liệu và vật dụng cá nhân một cách an toàn.
- Chính sách bảo mật dữ liệu: Đào tạo nhân viên về các quy tắc bảo mật, không để tài liệu quan trọng trên bàn làm việc và khóa màn hình máy tính khi không sử dụng.
Hệ thống chiếu sáng và HVAC hợp lý
Ánh sáng và điều hòa ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và năng suất.
- Zoning chiếu sáng: Sử dụng nhiều nguồn sáng khác nhau (ánh sáng nền, đèn làm việc cá nhân, đèn trang trí) và có thể điều chỉnh theo từng khu vực để phù hợp với nhu cầu.
- Điều hòa theo vùng: Lắp đặt hệ thống điều hòa cho phép điều chỉnh nhiệt độ độc lập cho từng khu vực, đảm bảo sự thoải mái cho mọi người.
Green và Biophilic design
Đưa thiên nhiên vào không gian làm việc.
- Cây xanh: Cây xanh giúp lọc không khí, giảm căng thẳng và tăng sự tập trung. Bố trí cây ở các vị trí chiến lược như lối đi, góc phòng hoặc trên bàn làm việc.
- Ánh sáng tự nhiên: Tối đa hóa nguồn ánh sáng tự nhiên qua cửa sổ và vách kính, tạo cảm giác rộng rãi và kết nối với thế giới bên ngoài.
Chính sách văn phòng và training
Thiết kế tốt chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là việc vận hành.
- Quy tắc “phone booth” và giờ im lặng: Thiết lập các quy tắc rõ ràng về việc sử dụng điện thoại và các khu vực cần sự yên tĩnh để đảm bảo không ai bị làm phiền.
- Quy tắc sử dụng phòng họp: Đặt ra các quy định cụ thể về thời gian sử dụng phòng họp, dọn dẹp sau khi sử dụng để đảm bảo tính sẵn sàng cho mọi người.
- Đào tạo và văn hóa: Thúc đẩy văn hóa tôn trọng không gian chung, khuyến khích nhân viên chủ động tuân thủ các quy tắc để duy trì môi trường làm việc hiệu quả.
Một môi trường làm việc hiện đại cần sự cân bằng giữa tính năng động, sáng tạo và sự gắn kết nhân sự. Chính vì vậy, văn phòng mở (open space) ngày càng chứng minh giá trị khi giúp tăng cường giao tiếp, tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian. Tuy nhiên, mô hình này cũng tồn tại hạn chế, đòi hỏi doanh nghiệp cân nhắc kỹ. Với Inter Office, việc thiết kế không chỉ là tạo không gian thoáng đãng mà còn phải đảm bảo sự thoải mái, riêng tư và hiệu quả cho toàn bộ nhân viên.
Liên hệ ngay Inter Office để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết: interoffice.vn | Hotline: 093 182 2727
Update vào ngày 29/08/2025
