Văn phòng chia sẻ là mô hình nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân cùng làm việc trên một mặt sàn và sử dụng chung các tiện ích có sẵn như phòng họp, pantry, lễ tân. Thay vì thuê mặt bằng thô tốn kém, bạn chỉ cần trả chi phí cho đúng số chỗ ngồi thực tế sử dụng. Hãy cùng khám phá chi tiết đặc điểm và lưu ý thiết kế của mô hình này trong bài viết dưới đây.
Văn Phòng Chia Sẻ Là Gì?
Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là mô hình không gian làm việc chung, nơi nhiều doanh nghiệp, startup, nhóm dự án hoặc các cá nhân freelancer cùng chia sẻ một mặt sàn văn phòng và sử dụng chung toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng, tiện ích có sẵn như sảnh tiếp khách, phòng họp, quầy pantry, máy in, hệ thống wifi tốc độ cao và dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp.
Thay vì phải chấp nhận rủi ro tài chính để thuê trọn gói một mặt bằng thô và đầu tư chi phí lớn cho thiết kế, nội thất và bộ máy vận hành, doanh nghiệp thuê văn phòng chia sẻ chỉ cần chi trả cho đúng diện tích hoặc số lượng chỗ ngồi mà mình thực tế sử dụng.
Mô hình này mang đến giải pháp tối ưu chi phí vận hành vượt trội thông qua các loại hình linh hoạt từ chỗ ngồi tự do (hot desking), chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk) cho đến phòng làm việc riêng biệt, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận không gian làm việc đẳng cấp tại các vị trí đắc địa mà vẫn thụ hưởng trọn vẹn mọi đặc quyền tiện ích hiện đại.
Sự Khác Biệt Giữa Văn Phòng Chia Sẻ Với Các Văn Phòng Khác
Dưới đây là bảng phân tích và so sánh chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện sự khác biệt cốt lõi giữa văn phòng chia sẻ, coworking space và văn phòng ảo:
| Tiêu chí | Văn phòng chia sẻ
(Share office) |
Coworking Space | Văn phòng ảo (Virtual Office) |
| Bản chất cốt lõi | Chỗ ngồi thực tế. Cung cấp không gian làm việc vật lý yên tĩnh, riêng tư cho doanh nghiệp. | Không gian mở. Cung cấp chỗ ngồi làm việc linh hoạt, đề cao sự kết nối và sáng tạo. | Địa chỉ pháp lý. Cung cấp địa chỉ giao dịch và khai thuế, không bao gồm chỗ ngồi làm việc hàng ngày. |
| Không gian thiết kế | Phân chia rõ ràng giữa khu vực chung và các phòng làm việc riêng biệt đóng kín, bảo mật. | Thiết kế mở, hiện đại, mang tính nghệ thuật. Hạn chế vách ngăn để kích thích sự tương tác. | Không có không gian làm việc riêng. Chỉ có khu vực sảnh tiếp khách và phòng họp khi có nhu cầu thuê theo giờ. |
| Mức độ bảo mật | Cao. Thích hợp cho các công ty cần bảo mật dữ liệu, tài chính và có phòng làm việc đóng chìa khóa riêng. | Trung bình. Do chia sẻ không gian mở và bàn làm việc chung với nhiều cá nhân khác nhau. | Thấp/Không áp dụng do không có hoạt động làm việc trực tiếp tại văn phòng. |
| Đối tượng phù hợp nhất | Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Chi nhánh/Văn phòng đại diện. Các đội nhóm cần sự tập trung, chuyên nghiệp. |
Freelancer, cá nhân làm việc tự do.
Startup công nghệ, sáng tạo nội dung. Người thích mở rộng mạng lưới quan hệ. |
Doanh nghiệp startup.
Công ty làm việc remote 100%. Doanh nghiệp nước ngoài thăm dò thị trường. |
Tại Sao Doanh Nghiệp Nên Lựa Chọn Văn Phòng Chia Sẻ
Không phải ngẫu nhiên mà loại hình văn phòng này trở thành xu hướng. Dưới đây là những lợi ích chiến lược mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng văn phòng chia sẻ:
Tối ưu hóa chi phí vận hành
Bài toán dòng tiền luôn là áp lực lớn nhất của mọi startup và SME. Với văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp cắt giảm được đến 90% chi phí đầu tư ban đầu cho việc sửa sang, mua sắm bàn ghế, thiết bị công nghệ. Đồng thời, các chi phí vận hành hàng tháng đều được gộp chung vào một gói giá thuê cố định.
Tính linh hoạt tối đa
Office Share mang lại giải pháp tối ưu hóa quy mô nhân sự một cách nhanh chóng, giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với các kế hoạch mở rộng hoặc thu gọn đội ngũ theo đúng tinh thần của mô hình văn phòng linh hoạt.
Bạn có thể bắt đầu với 2 chỗ ngồi trong tháng này, nâng lên 10 chỗ ngồi ở tháng sau khi dự án mở rộng, hoặc thu hẹp lại khi nhân sự làm việc remote mà không vướng phải các ràng buộc hợp đồng thuê dài hạn (thường từ 2 – 3 năm) như văn phòng truyền thống.
Tiếp cận hệ thống tiện ích văn phòng hiện đại với chi phí thấp
Văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp sở hữu một môi trường làm việc chuyên nghiệp ngay lập tức với các tiện ích có sẵn bao gồm:
- Phòng họp thiết kế đẹp, đầy đủ máy chiếu để gặp gỡ đối tác.
- Khu vực pantry có sẵn trà, cà phê cho nhân viên.
- Máy in, máy photocopy công nghiệp loại tốt phục vụ cho công việc hàng ngày.
Nâng tầm hình ảnh thương hiệu
Hầu hết các văn phòng chia sẻ đều tọa lạc tại các tòa nhà hạng A, hạng B nằm ở trung tâm thành phố. Việc đặt địa chỉ kinh doanh và tiếp đón đối tác tại những vị trí đắc địa này giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, sự chuyên nghiệp và niềm tin vững chắc trong mắt khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Giải pháp thâm nhập thị trường
Đối với các doanh nghiệp nước ngoài hoặc tập đoàn lớn đang tìm hiểu thị trường mới, văn phòng chia sẻ là một giải pháp tối ưu. Mô hình này giúp họ nhanh chóng thiết lập một văn phòng đại diện quy mô nhỏ chỉ trong vòng 24 giờ để vận hành thử nghiệm, trước khi đưa ra quyết định đầu tư dài hạn. Với các nhân sự cần vừa làm việc vừa lưu trú trong giai đoạn thăm dò thị trường, mô hình officetel cũng là phương án đáng cân nhắc
Các Loại Hình Thuê Văn Phòng Chia Sẻ Phổ Biến Hiện Nay
Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường, các đơn vị vận hành hiện cung cấp 4 loại hình dịch vụ cốt lõi sau:
Chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk) dành cho cá nhân và freelancer
Lựa chọn này sử dụng mô hình Hot Desking, người thuê không ngồi cố định mà chọn bất kỳ vị trí nào còn trống tại khu vực chung. Đây là gói dịch vụ tiết kiệm chi phí nhất, giúp bạn vừa tối ưu ngân sách vừa linh hoạt thay đổi góc làm việc. Giải pháp này đặc biệt phù hợp với các freelancer hoặc nhân sự sales thường xuyên di chuyển ngoài thị trường, vốn là nhóm khách quen thuộc của các coworking space.
Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk) cho nhân sự cần sự ổn định
Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk) cung cấp một vị trí bàn làm việc duy nhất xuyên suốt thời hạn hợp đồng, đi kèm tủ hồ sơ (locker) có khóa an toàn.
Mô hình này giúp nhân sự duy trì sự ổn định để tập trung cao độ, bảo mật tài sản cá nhân tốt hơn. Phù hợp cho các lập trình viên, các nhóm dự án nhỏ hoặc các bộ phận cần xử lý nhiều giấy tờ như kế toán và admin.
Phòng làm việc riêng (Private Office) cho đội nhóm
Phòng làm việc riêng là không gian văn phòng đóng được vách ngăn kính hoặc tường kiên cố bao quanh nằm trong tổng thể mặt sàn chia sẻ. Doanh nghiệp của bạn sở hữu một không gian riêng tư tuyệt đối, có chìa khóa riêng, đảm bảo tính bảo mật nhưng vẫn thụ hưởng toàn bộ tiện ích chung của tòa nhà.
Gói thuê văn phòng chia sẻ theo giờ hoặc theo ngày
Thuê văn phòng chia sẻ là giải pháp linh hoạt dành cho các cá nhân cần một không gian làm việc chuyên nghiệp đột xuất để tập trung cao độ.
Đặc biệt, mô hình thuê theo thời gian ngắn này cực kỳ tiện lợi cho các doanh nhân đi công tác, cần ngay một nơi yên tĩnh, đầy đủ wifi tốc độ cao và máy in để xử lý công việc gấp.
Lưu Ý Khi Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng Chia Sẻ
Một văn phòng chia sẻ chuẩn mực không chỉ cần đẹp mà phải tối ưu hóa được công năng sử dụng cho nhiều đối tượng khách thuê khác nhau. Khi thiết kế thi công nội thất văn phòng, cần đặc biệt lưu ý 4 yếu tố sau:
Tối ưu hóa layout
Mặt bằng văn phòng cần được phân khu chức năng (zoning) một cách khoa học. Các khu vực thường xuyên có tiếng ồn như pantry hay sảnh tiếp khách cần được bố trí tách biệt hoàn toàn với không gian làm việc. Việc quy hoạch hợp lý này giúp cách ly tiếng ồn hiệu quả, tránh gây xung đột không gian và đảm bảo sự yên tĩnh tối đa cho nhân viên tập trung làm việc.
Giải pháp thiết kế ánh sáng
Hệ thống chiếu sáng văn phòng cần tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên thông qua các hệ thống cửa kính lớn. Đối với hệ thống ánh sáng nhân tạo, việc thiết kế phải tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn TCVN 7114.
Cần sử dụng đèn LED có chỉ số hoàn màu cao (Ra ≥ 80), đảm bảo độ rọi đạt chuẩn từ 400 – 500 Lux tại mặt bàn làm việc. Đồng thời, nên ưu tiên ánh sáng trung tính (khoảng 4000K) để giảm lóa, tạo cảm giác dễ chịu và tránh mỏi mắt khi làm việc dài ngày.
Kỹ thuật xử lý tiêu âm và cách âm
Đây là điểm mấu chốt quyết định chất lượng của một văn phòng chia sẻ. Hệ thống vách ngăn giữa các phòng riêng cần được thi công bằng vật liệu cách âm tốt.
Khu vực chung nên sử dụng trần sợi khoáng tiêu âm, thảm trải sàn dày để triệt tiêu tiếng bước chân và tiếng vang.
Ứng dụng thiết kế xanh biophilic
Đưa các yếu tố tự nhiên vào không gian văn phòng thông qua các mảng tường xanh, chậu cây thanh lọc không khí, tận dụng vật liệu gỗ, mây tre mộc mạc. Thiết kế biophilic được chứng minh giúp người làm việc giảm áp lực tâm lý, tăng khả năng sáng tạo và tăng hiệu suất làm việc lên đến 15%.
Làm thế nào để đảm bảo an toàn thông tin khi dùng chung mạng internet?
Các đơn vị vận hành thường dùng IP tĩnh riêng hoặc mạng VLAN cho từng phòng. Nên đặt mật khẩu mạnh, tắt chia sẻ tệp công khai và dùng VPN khi xử lý dữ liệu quan trọng.
Làm việc tại văn phòng chia sẻ có yên tĩnh không?
Có. Nếu bạn chọn phòng riêng hoặc chỗ ngồi tại khu vực "Quiet Zone". Các văn phòng chia sẻ luôn có quy định chung (đi nhẹ, nói khẽ, dùng Phone booth nghe điện thoại) để giữ không gian làm việc chung yên tĩnh.
Văn phòng chia sẻ khác gì văn phòng ảo?
Văn phòng ảo cung cấp địa chỉ, còn văn phòng chia sẻ cung cấp chỗ ngồi thực tế.
Văn phòng chia sẻ là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành và linh hoạt thích ứng với mọi biến động của thị trường. Việc hiểu rõ các loại hình dịch vụ Office Shared sẽ giúp bạn sở hữu một không gian làm việc lý tưởng, nâng tầm hình ảnh thương hiệu và thúc đẩy hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Hãy liên hệ ngay với Inter Office ngay để nhận bảng báo giá thiết kế thi công nội thất văn phòng tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.
